Einlagerung

Bei der Akteneinlagerung und dem Abruf der im Archiv befindlichen Akten handelt es sich neben einer Vielzahl anderer Vorgänge um die wesentlichen Kernprozesse bei der physischen Aktenarchivierung im Archivdepot der Gehring Group. Zunächst entscheidet der Kunde stets, entsprechend beraten durch die Spezialisten der Gehring Group, welchen Service er in Anspruch nehmen und welche Leistungen er in Eigenregie erbringen möchte.

Die Prozessschritte der Aktenlagerung

„Wie man sich bettet, so liegt man“, sagt ein altes Sprichwort. Ähnliches gilt für das gesamte Archiv und die Akteneinlagerung. Je durchdachter diese abgelegt werden, desto schneller und sicherer lassen sie sich im Bedarfsfall auch wieder zur Verfügung stellen.

1. Aktenanalyse

Bevor die Dokumente für die Akteneinlagerung in das Archivdepot der Gehring Group kommen, werden sie durch erfahrene Projektleiter gemeinsam mit den Verantwortlichen der jeweiligen Fachabteilungen der Kunden vor Ort im Unternehmen gesichtet. Das gibt ihnen noch einmal die Möglichkeit, ihre Ordner zu überprüfen und gegebenenfalls um Informationen zu ergänzen, die das spätere Wiederauffinden erleichtern. Bei dieser Gelegenheit empfiehlt es sich, gleich alle Akten zu markieren, die mit Blick auf die jeweiligen Aufbewahrungsfristen anstelle einer Einlagerung direkt zur Vernichtung übergeben werden können.

2. Übernahme der Akten

Es folgt der Transport zur Lagerung: Nach Abschluss der sorgfältigen Sichtung werden die einzulagernden Ordner unter strenger Aufsicht der geschulten Mitarbeiter mit Spezialfahrzeugen zu einem der Hochsicherheitslager gefahren; die Fahrzeuge verfügen über verplombbare Festkofferaufbauten und sind auf Wunsch GPS-überwacht.
Optional kann beim Kunden die EDV-Erfassung auch schon vor dem Transport der Akten zur Aktenarchivierung durchgeführt werden. Das ist in Eigenleistung möglich, durch Mitarbeiter der Gehring Group oder gemeinsam. In diesem Fall schließt sich der Transport ins Hochsicherheitslager an die Erfassung an.

3. EDV-Erfassung

Wenn nicht schon beim Kunden im Unternehmen durchgeführt, erfolgt im Lager das Erfassen der Dokumente und zwar stets unter Eingabe von:

• Barcode-Nummern
• Suchbegriffen aus der Verschlagwortung und Aufnahme der Ordnerrückentexte oder zusätzlicher Informationen (damit ist später ein schneller Zugriff auf die eingelagerten Akten möglich)
• Zugriffsberechtigungen für die Mitarbeiter der Kunden
• Aufbewahrungsfristen (um die eingelagerten Akten später sicher und termingerecht der Entsorgung zuführen zu können) sowie
• (sofern gewünscht) Kostenstellen und Abteilungen.

Zudem erhalten alle Unterlagen in der Akteneinlagerung per Barcode eine eindeutige Kennzeichnung, die dem jeweiligen Lagerplatz zugeordnet ist. Zusammen mit den erfassten Eingabedaten werden diese Informationen in der selbstentwickelten Archivverwaltungs-Software ArchiStore® hinterlegt und ermöglichen auf diese Weise eine einfache wie sichere Volltextabfrage. Darauf aufbauend erhalten unsere Kunden eine vollständige Bestandsliste (zum Beispiel als Excel-Datei), die bei jeder Veränderung und bei Bedarf aktualisiert wird.

4. Optional: Hybrides Archiv

Sinnvoll kann es im Zuge der Erfassung auch sein, ausgewählte Teile der Archivalien zu scannen und ein hybrides Archiv aufzubauen: Digitalisierung, wenn etwas vergleichsweise oft noch benötigt wird, und strukturierte Akteneinlagerung, wenn etwas aufbewahrt werden muss, ohne dass häufiger Zugriff zu erwarten ist.

5. Kontrolle

Optional werden sämtliche Daten vor der endgültigen Lagerung noch einmal nach dem Vier-Augen-Prinzip aufs Sorgfältigste auf Plausibilität und Rechtschreibung kontrolliert und genau abgeglichen.

6. Akteneinlagerung

Die Ablage aller Dokumente erfolgt nach hohem Standard der Sicherheit in anonymen und codierten Archivboxen nach dem System der sogenannten chaotischen Lagerung: Die Kartons werden nach dem Zufallsprinzip ihren endgültigen Stellplätzen im Aktenarchiv zugewiesen. Durch die Verteilung der Dokumente auf über das gesamte Lager verteilte Boxen durch ArchiStore® sind alle Informationen in den nach VdS-Richtlinien gesicherten Räumlichkeiten für die Aktenarchivierung noch besser als ohnehin vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Für optimalen Datenschutz enthält dabei grundsätzlich jede Archivbox nur die Dokumente eines Kunden – dies wäre bei offener Lagerung in Regalen oder Containern nahezu nicht einzuhalten.
Bei Interesse erfolgt auf Anfrage ein am konkreten Bedarf orientiertes Angebot mit individuellen Leistungen. Dabei wird ganz schnell klar, dass die internen Kosten nicht an die Preise der Gehring Group heranreichen ‒ und das sowohl bei (in der Regel) mehr Sicherheit im Bereich der Akteneinlagerung als auch dem Full-Service vom Transport über die Akteneinlagerung bis zur Entsorgung.